Eine Buchhaltung ist entweder exakt oder wertlos. Argus ist Schmetterlings Mid- und Backoffice — seine Finanzbuchhaltung trägt Reisebüros von der Provision bis zur Umsatzsteuervoranmeldung.#

Nach der Buchung fängt für ein Reisebüro die Arbeit erst an: Veranstalter abrechnen, Provisionen zuordnen, Steuern melden, Zahlungs- und Kassenstand führen — für jeden Vorgang, und in jedem Büro ein bisschen anders. Argus ist das Mid- und Backoffice der Schmetterling-Gruppe und zählt zu den führenden Management-Systemen für Reisebüros in Europa: von der Beratung über die Buchung bis zu CRM und Reporting in einer Oberfläche. Was fehlte, war der letzte und härteste Baustein — eine echte Finanzbuchhaltung.

Buchhaltung ist dabei ein undankbares Bauziel: Sie fällt nur auf, wenn sie falsch liegt. Kein Büro bedankt sich für eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung, aber jedes merkt sich die falsche. Genau in diesem Milieu begann unsere Zusammenarbeit mit Schmetterling — im Jahr unserer Gründung, mit dem Modul, das am wenigsten verzeiht. Es gibt bequemere erste Bewährungsproben für ein junges Team. Es gibt keine ehrlicheren.

Mit einem Buchhalter gebaut, nicht für einen

Eine Finanzbuchhaltung lernt man nicht aus einem Pflichtenheft. Wir haben sie Seite an Seite mit einem Buchhalter entwickelt — mit jemandem, der Buchhaltung nicht baut, sondern macht. Seine Abläufe wurden der Maßstab, seine Sonderfälle die Prüfsteine: Stornierungen mit halber Provision, Sammelabrechnungen über Dutzende Vorgänge, die Fälle, die in keiner Spezifikation stehen und in jedem Reisebüro trotzdem vorkommen.

Der Datenumfang und die Vielfalt der Arbeitsweisen machten das Projekt von Anfang an anspruchsvoll, und die Entwicklung lief über Jahre — zuletzt vorrangig an Funktionen für Großkunden, dort, wo die Vorgangszahlen am höchsten und die Fehlertoleranz am kleinsten ist.

Zwei Module, ein System

Und die Module stehen nicht allein: Kunden- und Reisedaten wandern aus dem Midoffice direkt ins CRS — dieselben Daten, die in NEO die Buchungsmaske füllen, landen in Argus in der Abrechnung. Zwei Systeme, an denen wir parallel gebaut haben, und eine Datenkette dazwischen, die kein Büro von Hand pflegen muss.

Woran wir gebaut haben

Der Kern der Sache heißt vorgangsbezogene Buchhaltung: Nicht das Konto ist die Ordnung, sondern der Reisevorgang — jede Zahlung, jede Provision, jeder Zuschlag hängt an der Buchung, zu der er gehört. Das ist die Denkweise eines Reisebüros, nicht die einer Standard-Buchhaltungssoftware, und genau deshalb ließ sich hier nichts von der Stange nehmen. Dazu kommt die Zeitachse: Buchhaltungsdaten altern nicht, sie akkumulieren — was heute gebaut wird, muss auch den Jahresabschluss in fünf Jahren noch tragen.

Einen großen Teil der vollwertigen Finanzbuchhaltung in Argus 3.0 haben wir entwickelt — JavaScript vorn, PHP mit ORM dahinter. Namentlich dokumentiert:

• MT940-Kontenimport — Bankumsätze landen im Standardformat der Banken direkt im System, statt abgetippt zu werden
• automatischer Import von Veranstalterabrechnungen — die Abrechnung des Veranstalters trifft auf den eigenen Vorgang, Differenzen werden sichtbar statt übersehen
• Funktionen für Großkunden — dort, wo aus vielen Buchungen viele Buchungssätze werden

Beide Importe zielen auf denselben Effekt: Kontoauszug und Veranstalterabrechnung treffen automatisch auf den richtigen Vorgang, und der Mensch prüft Differenzen, statt Listen abzugleichen. In einem Büro mit vielen Buchungen ist das der Unterschied zwischen Buchhaltung als Nebenaufgabe und Buchhaltung als zweitem Job.

Was das Modul heute kann

Schmetterlings eigene Produktunterlagen führen das Backoffice-Modul seit 2018 so: BWAs, GuVs und UVAs (also Betriebswirtschaftliche Auswertung, Gewinn-und-Verlust-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldung) auf Knopfdruck, Export im DATEV-Format, Mitarbeiterprovisionen, Zu- und Abschläge je Buchungsfall, Schnittstellen zur Kreditkartenabrechnung und zu Systemen wie Amadeus, Sabre, SunExpress und Pegasus. Wie viel davon noch unser Code ist, wissen wir nicht — das ist der Sinn einer Übergabe.

Die Übergabe

Sieben Jahre waren wir Teil dieser Entwicklung, dann hat Schmetterling sie ins Haus geholt. Der Schritt, auf den gute Zusammenarbeit hinausläuft: Einen externen Partner holt man für Spezialistenarbeit — Architektur, Foundation, die ersten Jahre eines Systems. Auf Dauer ist ein eigenes Team günstiger; eine gute Übergabe ist Teil der Leistung, nicht ihr Ende. Dass ein Insourcing gelingt, ist dabei kein Zufall, sondern eine Eigenschaft des Systems: Es setzt eine Architektur voraus, die sich ohne ihre Erbauer verstehen lässt, und ein Datenmodell, das die Wirklichkeit abbildet statt einer Konvention.

Architektur ohne Rückfragen

Das interne Team entwickelt weiter, ohne uns zu fragen — seit der Übergabe.

Datenmodell nach echten Abläufen

Es bildet die Arbeit der Büros ab, nicht die Idee einer Software — weil ein Buchhalter mitgebaut hat.

Wissen im Haus

Statt Abhängigkeit vom Dienstleister. Schmetterling schult Argus heute in der eigenen Akademie, das Produkt trägt ein eigenes Handbuch-Wiki.

Wie vollständig dieses Weiterleben ist, zeigt der Blick auf Schmetterlings eigene Infrastruktur: Die hauseigene Akademie schult Argus in eigenen Anwenderschulungen — Benutzerverwaltung, Büro-Stammdaten, Grundeinstellungen —, und das Produkt trägt ein eigenes Handbuch-Wiki. Ein System, das sein Betreiber selbst schult, selbst dokumentiert und selbst weiterbaut, gehört niemandem mehr außer ihm — und genau daran erkennt man, ob die Jahre davor Substanz hatten. Inzwischen wachsen WhatsApp-Anbindung und AI-Funktionen auf demselben Fundament — zuletzt vorgestellt auf der ITB, der größten Reisemesse der Welt.

Seit neun Jahren ohne uns — genau so war das gedacht.

FAQ

Wie die Buchung davor in den Browser kam: NEO, das erste TOMA-System im Web.